Safonau’r Gwasanaeth Arian a Phensiynau

Mae’r Ddeddf yn unol â'r cyrff;

• swyddogaeth arweiniad pensiwn
• swyddogaeth cyngor ar ddyledion
• swyddogaeth arweiniad arian.

Mae’r Ddeddf hefyd yn nodi amcanion MaPS, y mae'r safonau hyn yn cyfrannu atynt trwy sicrhau darparu a chydymffurfio â gwasanaeth o safon, wedi’i danategu gan systemau a gweithdrefnau da.

Mae'r safonau yn nodi, ar lefel uchel, y gofyniad ansawdd a pherfformiad ar gyfer gwasanaethau mae MaPS yn darparu'n uniongyrchol neu'n gomisiynau trwy bartneriaid. Nod y safonau yw darparu gwasanaethau sy'n gwella gwybodaeth ariannol defnyddwyr ac wrth wneud hynny eu galluogi i wneud penderfyniadau gwybodus.

Mae’n ofynnol i MaPS gyhoeddi safonau sy’n berthnasol i ddarparu gwasanaethau ei hun a’i bartneriaid. Mae'r FCA yn gyfrifol am adolygu sut mae MAPS yn monitro ac yn gorfodi'r safonau.

Bwriad y safonau hyn yw i nodi'n glir, ac mewn un lle, yr egwyddorion ar gyfer darparu cyngor a swyddogaethau arweiniad MaPS. Nid ydynt yn disodli unrhyw gytundebau grant neu gontractau presennol sydd gan MaPS.

Bydd y safonau'n darparu fframwaith ar gyfer datblygu arferion da a gwella gwasanaethau yn barhaus y gellir ei defnyddio fel pwynt cyfeirio ar gyfer cydweithredu â sefydliadau partner, rhanddeiliaid a llywodraethau datganoledig Cymru, Gogledd Iwerddon a'r Alban.

Bydd y safonau hyn yn berthnasol i waith MaPS mewn perthynas ag addysg i blant a phobl ifanc (heblaw am ddarpariaethau sy'n ymwneud ag arweiniad a sesiynau cyngot unigol, nad ydynt yn berthnasol).

Nid oes gan MaPS unrhyw bwerau gorfodi statudol. Nid yw'r gofyniad i gadw at holl ddeddfwriaeth, gofynion rheoliadol na rheolau trethiant yn y DU yn y presennol neu yn y dyfodol yn cael eu nodi yn y safonau hyn, gan y disgwylir bod y rhain yn berthnasol i sefydliadau fel y bwriadwyd gan y mesurau penodol. At hynny, rhag ofn gwrthdaro, bydd y rheini'n cael blaenoriaeth dros y darpariaethau a nodir yn y safonau hyn.

Bydd ein safonau gwasanaeth yn cael eu cynllunio i sicrhau ein bod yn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau o dan Ddyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus (Adran 75 Gogledd Iwerddon) mewn perthynas â'n holl weithgareddau, a chyda'r gofyniad yn y Ddeddf yn targedu ein gwybodaeth a'n harweiniad at y defnyddwyr sydd fwyaf mewn angen, yn enwedig y defnyddwyr hynny mewn amgylchiadau bregus.

Gall digwyddiadau eithriadol arwain at amgylchiadau lle nad yw gwasanaeth yn cyrraedd elfen o'r safonau dros dro. Gall MaPS, yn amodol ar gymeradwyaeth ei fwrdd, ganiatáu i'r gwasanaeth barhau lle byddai hyn er budd defnyddwyr. Bydd rhaglen adfer a gymeradwyir gan MaPS yn cael ei rhoi ar waith a bydd yr FCA yn cael ei hysbysu.

Bydd y safonau hyn yn cael eu hadolygu'n flynyddol gan MaPS a'u diweddaru o bryd i'w gilydd, i adlewyrchu unrhyw newidiadau sylweddol i ddarparu gwasanaeth MAPS. Mewn amgylchiadau o'r fath, ceisir cymeradwyaeth gan yr FCA yn ôl yr angen.

1. Rhaid i'r wybodaeth, y canllaw a'r cyngor a gynigir gan MaPS neu bartner dosbarthu sicrhau ei fod yn helpu ac yn galluogi defnyddiwr i wneud penderfyniadau gwybodus. Rhaid i'r gwasanaethau a ddarperir fod yn annibynnol ac am ddim ar y pwynt darparu a chyrraedd y defnyddwyr hynny sydd eu hangen fwyaf. Rhaid i'r wybodaeth, y canllaw neu'r cyngor a ddarperir:

a. Fod yn ddiduedd ac yn gywir

b. Bod ar gael i'r holl ddefnyddwyr sy'n defnyddio gwasanaethau a ddarperir mewn ystod o sianeli a fformatau, gan ganiatáu mynediad ystyrlon yn dibynnu ar eu hamgylchiadau personol.

c. Ystyried anghenion defnyddwyr mewn amgylchiadau bregus a theilwra ein dull fel sy'n ofynnol mewn perthynas â dylunio gwasanaeth, comisiynu, darparu, hyfforddiant staff, sicrhau ansawdd a gwerthuso.

d. Deall y gwahaniaeth rhwng cyngor ac arweiniad a chydymffurfio â'r ffin rhwng gweithgareddau rheoledig a gweithgareddau heb eu rheoleiddio.

e. Bod yn brydlon ac yn berthnasol i'r defnyddiwr.

f. Ceisio gyrru penderfyniadau a gweithredoedd gwybodus. Lle bo hynny'n berthnasol, rhaid i MaPS a'i bartneriaid dosbarthu ddarparu galwadau clir i weithredu, camau nesaf, neu drosglwyddiadau i sefydliadau eraill.

g. Gwneud y defnyddiwr yn ymwybodol o declynnau digidol ar wefan MaPS a gwefannau partneriaid dosbarthu.

h. Cefnogi defnyddwyr i gwblhau'r teclynnau digidol, yn ôl yr angen.

i. Sicrhau, ar gyfer gwasanaethau a ddarperir yng Nghymru, bod y darparwr hefyd yn gallu cyflwyno'r gwasanaeth yn Gymraeg ac yn unol â Chynllun Iaith Gymraeg MaPS.

Rhaid i MaPS neu ei bartneriaid dosbarthu beidio â:

j. Chyflwyno neu argymell cynnyrch penodol, darparwr cynnyrch gwasanaeth ariannol, neu gynghorydd ariannol, oni bai ei fod i hwyluso addasu dyledion a’u datrys.

k. Gwerthu, trefnu, neu hwyluso gwerthu gwasanaeth ariannol neu gynnyrch.

l. Derbyn unrhyw daliad neu gymhelliant amhriodol o ganlyniad i'r canllaw neu'r cyngor a ddarperir i ddefnyddiwr.

2. Elfen bwysig o wasanaeth MaPS i ddefnyddwyr yw arweiniad unigol neu sesiynau cyngor, ac wedi’i nodi isod yw’r safonau sy'n berthnasol i bob ymarferydd sy'n darparu gwasanaeth ar gyfer neu ar ran MaPS:

a. Rhaid i bob ymarferydd sicrhau eu bod yn:

i. Hysbysu defnyddwyr ynghylch cwmpas, pwrpas a chyfyngiadau'r sesiwn.

ii. Hysbysu defnyddwyr am y wybodaeth bersonol ac ariannol y gall yr ymarferydd ofyn amdanynt yn ystod y sesiwn.

iii. Gofyn am wybodaeth am amgylchiadau ariannol a phersonol y defnyddwyr fel sy'n briodol i'r mater cyflwyno.

iv. Cymryd ddull rhagataliol i adnabod defnyddwyr mewn amgylchiadau bregus a theilwra sesiynau i gwrdd â’u hanghenion cyn belled ag sy’n bosibl.

v. tgyfeirio, cyfeiriadau neu drosglwyddo cwsmeriaid mewn amgylchiadau bregus at wasanaethau arbenigol yn ôl yr angen, gan gyfeirio'n benodol at bobl mewn argyfwng emosiynol neu ariannol acíwt.

vi. Rhoi gwybod i’r defnyddiwr am ffynonellau gwybodaeth, arweiniad neu gyngor eraill, fel sy'n briodol ac ar bwyntiau perthnasol yn ystod y sesiwn.

vii. Adnabod a darparu gwybodaeth, opsiynau a'r camau nesaf sy'n berthnasol i ddefnyddwyr i'w cymryd, ac egluro gan bwy.

viii. Hysbysu'r defnyddiwr am reoli ei ddata personol.

ix. Rhoi gwybodaeth i ddefnyddwyr am fathau penodol o gynhyrchion neu wasanaethau ariannol a allai fod yn berthnasol a manteision ac anfanteision posibl y rhain, yn ôl yr angen.

x. Cyfeirio defnyddwyr at gyfeiriadur neu restr arall o gynghorwyr ariannol neu ddarparwyr gwasanaethau ariannol neu gynhyrchion, yn ôl yr angen, a

xi. Chyfeirio defnyddwyr at eu darparwr cynnyrch presennol lle mae angen rhagor o wybodaeth y gall y darparwr ei darparu ynghylch y defnyddiwr, neu lle mae'n ofynnol i'r darparwr hwnnw weithredu un o'i opsiynau.

Dylai unrhyw ymarferydd sy'n darparu arweiniad heb ei reoleiddio ddarparu'r gwasanaeth i'r lefel berthnasol o gymhwysedd a nodir mewn Fframwaith Cymhwysedd Arweiniad Arian Sylfaenol ar gyfer ymarferwyr.

b. Rhaid i ymarferwyr cyngor dyledion sicrhau eu bod yn:

i. Adnabod unrhyw faterion brys neu sy’n argyfwng sy'n ymwneud â dyledion y defnyddiwr.

ii. Rhoi gwybod i ddefnyddwyr am ffynonellau gwybodaeth, arweiniad a chyngor eraill fel sy'n briodol ac ar bwyntiau perthnasol yn ystod, neu'n dilyn yr ymyrraeth.

iii. Creu a chynnal cofnod defnyddwyr manwl.

iv. Rhoi cofnod o'u hymyrraeth cyngor a chamau gweithredu i ddefnyddwyr.

v. Gall ymarferwyr hefyd ddarparu ymyriadau sydd y tu allan i strwythur y sesiwn a all gynnwys cefnogaeth hunangymorth.

c. Rhaid i ymarferwyr arweiniad arian sicrhau eu bod yn:

i. Gwneud y defnyddiwr yn ymwybodol o sgamiau ariannol a sut i ddelio â nhw, pan fo hynny'n briodol.

ii. Addasu eu sesiynau arweiniad i gwrdd ag amgylchiadau penodol defnyddwyr, a lle bo angen, cyfeirio at sefydliadau a all gynnig arweiniad neu gyngor arbenigol.

d. Rhaid i bob ymarferydd canllaw pensiynau sicrhau eu bod yn:

i. Gwneud ymholiadau digonol i sefydlu'r math o bensiwn y mae'r defnyddiwr yn ymholi amdano.

ii. Gwneud defnyddwyr yn ymwybodol o fuddion siopa o gwmpas, tynnu sylw at ac egluro costau a ffioedd, lle bo’n briodol.

iii. Sicrhau, lle bo'n briodol, bod y defnyddiwr yn cael ei wneud yn ymwybodol o sgamiau pensiwn a sut i ddelio â nhw.

e. Yn ychwanegol at ofynion 2D, rhaid i ymarferwyr rhyddid pensiwn hefyd sicrhau eu bod yn:

i. Tynnu sylw'r defnyddiwr at y goblygiadau treth posibl a/neu rwymedigaethau dyled a'u cyfeirio at wasanaethau cymorth, fel sy'n briodol.

3. Mae defnyddwyr yn ymgysylltu â MaPS a'i bartneriaid cyflenwi mewn sawl ffordd, ac mae hyn yn parhau i ehangu gyda datblygiadau technolegol. Nod MaPS yw sicrhau nad yw'r sianeli darparu sydd ar gael yn rhwystr i ddefnyddwyr sy'n ymgysylltu â gwasanaethau. Felly, mae'n rhaid i wasanaethau:

a. Ddarparu arweiniad a chyngor trwy sianeli cyflwyno addas a phriodol (er enghraifft, wyneb yn wyneb, dros y ffôn, gwe-sgwrs, ysgrifenedig ac ar-lein).

b. Dangos bod sianeli darparu priodol wedi’u adnabod drwy dynnu ar y dystiolaeth orau sydd ar gael am anghenion, ymddygiad a dewisiadau defnyddwyr, i sicrhau bod cyngor ac arweiniad yn cael eu darparu mewn ffyrdd hygyrch a chyfleus.

c. Sicrhau bod y wybodaeth a ddarperir yn gyson ar draws y gwahanol sianeli darparu oni bai bod rheswm da dros beidio â gwneud hynny.

d. Bod yn hyblyg o ran dull darparu gwasanaeth, gyda defnyddwyr sy'n defnyddio'r gwasanaeth yn gallu newid i sianel darparu gwahanol. Pan fo defnyddwyr yn newid sianeli darparu, bydd ychydig iawn o ddyblygu gwybodaeth neu ganllawiau a ddarperir.

Yn ogystal, rhaid i MaPS:

e. Sicrhau bod y gwasanaeth yn hygyrch i ddefnyddwyr yn unol â gofynion Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus (Adran 75 Gogledd Iwerddon). Er mwyn bodloni’r gofyniad hwn, rhaid i MaPS gynnal Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb a Bregusrwydd (EVIA), gyda chymorth gan bartneriaid darparu gwasanaethau i gwblhau’r asesiad. Mae angen cynnal yr EVIA ar gyfer unrhyw wasanaeth neu gynnig newydd neu sydd wedi'i newid yn sylweddol a gaiff ei ddatblygu, ac ar gyfer gwasanaethau a gomisiynir ar adeg adnewyddu.

f. Sicrhau bod canlyniad yr EVIA yn pennu beth sydd ei angen ar grwpiau agored i niwed, yr angen am unrhyw gymorth ychwanegol, neu broses drosglwyddo ar gyfer y rhai na ellir mynd i’r afael â’u hanghenion yn syml.

4. Rhaid i MaPS neu ei bartneriaid cyflenwi sicrhau bod gwasanaethau’n cael eu darparu i’r safonau proffesiynol uchaf, a rhaid iddynt feddu ar y canlynol neu gadw at:

a. Aelodaeth o'r cyrff a'r cymdeithasau rheoleiddio neu broffesiynol priodol, lle bo'n berthnasol.

b. Rhaglen ar gyfer hyfforddiant cychwynnol ac yna datblygiad proffesiynol parhaus ar gyfer ei ymarferwyr.

c. Proses i reoli, adolygu a chynnal y safonau proffesiynol ar gyfer ymarferwyr sy'n gweithio ar eu rhan.

d. System rheoli ac adrodd perfformiad ar gyfer gwasanaethau a ddarperir a'i ymarferwr.

e. Strwythur llywodraethu sefydliadol lefel uchel yn nodi meysydd cyfrifoldeb allweddol.

f. Y Fframwaith Cymhwysedd Arweiniad Ariannol ar gyfer ymarferwyr sy’n darparu arweiniad heb eu rheoleiddio.

5. Rhaid i arbenigwr sy’n darparu gwasanaethau sicrhau ei fod yn meddu ar neu gadw at:

a. Hyfforddiant neu gymwysterau perthnasol i gyflawni'r canllawiau neu'r gwaith cynghori penodol a ddarperir i ddefnyddwyr.

b. Aelodaeth o gyrff a chymdeithasau proffesiynol priodol, lle bo'n berthnasol.

c. Rhaglen o ddatblygiad proffesiynol parhaus, i gadw'n gyfredol a gwella eu sylfaen wybodaeth.

6. Mae cyfathrebu da yn hanfodol er mwyn sicrhau bod gwybodaeth, arweiniad neu gyngor a ddarperir yn cael ei dderbyn yn dda ac yn cael ei ddeall gan ddefnyddwyr. Felly, rhaid i wasanaethau:

a. Ystyried anghenion gwybodaeth defnyddwyr sy'n defnyddio'r gwasanaeth, a chyfleu gwybodaeth iddynt mewn modd priodol, clir, diduedd, sy'n addas ar gyfer y gynulleidfa darged.

b. Sicrhau yr ymdrinnir â phob cyfathrebiad ysgrifenedig neu dros y ffôn o fewn lefelau gwasanaeth y cytunwyd arnynt ac ar gyfer y rhai â nodweddion gwarchodedig neu mewn amgylchiadau bregus.

c. Codi ymwybyddiaeth defnyddwyr o'r wybodaeth a'r canllawiau mewn ffyrdd sy'n canolbwyntio, yn amserol ac yn berthnasol. Mae hyn yn cynnwys, ond nid yw'n gyfyngedig i, dargedu cynulleidfaoedd penodol o ddefnyddwyr sydd â'r angen mwyaf.

d. Sicrhau bod yr holl wybodaeth, arweiniad, cyngor ac offer a ddarperir neu sydd ar gael i ddefnyddwyr yn cael eu hasesu o bryd i'w gilydd i sicrhau eu bod yn gyfredol ac o ansawdd da.

7. Pob hyn a hyn gall problemau godi gyda darparu gwasanaeth, neu efallai y bydd defnyddiwr yn teimlo y gallai'r gwasanaeth y mae wedi'i dderbyn fod wedi'i ddarparu'n well. Mae cael proses reoli cwynion dda yn helpu i wella'r modd y darperir gwasanaethau ac yn rhoi hyder i ddefnyddwyr gwasanaeth. Felly, rhaid i wasanaethau:

a. Feddu ar bolisi cwynion a phrosesau wedi'u dogfennu i sicrhau bod cwynion defnyddwyr mewn cysylltiad â darparu gwasanaeth yn cael eu hymchwilio'n deg, yn gyson ac yn brydlon. Yn ogystal, rhaid cyfathrebu'r broses a'r canlyniad yn glir i ddefnyddwyr.

b. Paratoi adroddiadau ar nifer y cwynion a’u datrys, yn flynyddol neu fel sy’n ofynnol gan gontractau neu gytundebau penodol.

8. Mae sicrwydd a monitro yn rhannau allweddol o sicrhau bod y safonau'n cael eu cyflawni a bod unrhyw faterion neu broblemau'n cael eu nodi a'u trin. Felly, rhaid i MaPS a’i bartneriaid gyflawni:

a. Monitro cymhwysiad y safonau, a lle bo angen, cydweithredu a chefnogi swyddogaethau Sicrhau Ansawdd, Archwilio Mewnol a Chydymffurfiaeth MaPS.

b. Gallu darparu gwybodaeth am werth am arian, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd ei bolisïau, gweithrediadau, a statws ei gydymffurfiaeth â rhwymedigaethau statudol.

c. Sicrhau bod polisi rheoli risg, rheolaethau ac adroddiadau yn eu lle ac yn cael eu gweithredu fel rhan o'i weithgareddau rheoli gwasanaeth rheolaidd

9. Mae’r gofynion ar gyfer rheoli cofnodion a data personol wedi’u nodi yn y ddeddfwriaeth berthnasol a rhaid i MaPS neu bartneriaid:

a. Gael system a phroses yn eu lle i unigolion gael mynediad at eu cofnodion ac i unigolion arfer eu hawliau data.

b. Trefnu bod cofnodion trefnus yn cael eu cadw ar gyfer arweiniad neu gyngor penodol a roddir. Rhaid i hyn fod yn ddigon i alluogi monitro neu adolygu cydymffurfiad â'r safonau hyn. Rhaid cadw cofnodion am gyfnod fel y'u dogfennir yn y polisïau cadw data.

c. Rhoi gwybod am bob achos o dorri data neu system drwy'r sianeli priodol.

10. Mae rheoli perfformiad yn rhan allweddol arall o sicrhau bod y safonau'n cael eu cyflawni a bod unrhyw faterion neu broblemau'n cael eu nodi a'u trin. Felly, rhaid i MaPS:

a. Sicrhau bod prosesau adrodd rheolaidd ar waith. Gall y rhain fod ar ffurf adroddiadau gwybodaeth rheoli sefydliadol mewnol neu adroddiadau allanol i gyrff cyllido neu oruchwylio.

Bydd MaPS yn monitro perfformiad partneriaid cyflenwi yn unol â'u cytundebau masnachol.

Felly, rhaid i bartneriaid:

b. Gadw at yr amodau adrodd a monitro fel y nodir yn eu cytundeb neu gontract.

c. Ymgysylltu â MaPS drwy gyfarfodydd monitro rheolaidd a mynd ati’n rhagweithiol i uwchgyfeirio achosion o ddiffyg cydymffurfio neu danberfformiad.

11. Mae’r gwersi a ddysgwyd o’r gwasanaethau presennol a ddarperir yn allweddol i wella’r safonau a’r effaith a’r canlyniadau i ddefnyddwyr sy’n defnyddio gwasanaethau MaPS. Felly, rhaid i MaPS a’i bartneriaid:

a. Sicrhau bod proses ar y cyd ar waith i adolygu effaith y safonau yn flynyddol a nodi gwersi a ddysgwyd er mwyn llywio gwelliannau yn y dyfodol.

b. Cydweithio i rannu gwybodaeth, arfer gorau, a mewnwelediad mewn perthynas â'r safonau i nodi bylchau yn y gwasanaeth.

c. Cydweithio trwy fentrau dylunio ac arloesi ar y cyd i brofi modelau gwasanaeth newydd a allai ddatblygu'r safonau i gwrdd ag anghenion newidiol defnyddwyr.

d. Sicrhau bod gwybodaeth a geir o gwynion defnyddwyr a'u canlyniadau yn llywio'r broses gwersi a ddysgwyd i wella gwasanaethau yn y dyfodol.

e. Rhannu gwybodaeth a gafwyd o fewnwelediad defnyddwyr ehangach a allai gynorthwyo i wella'r safonau.